文書保管センター専用のICタグ文書管理システムを発売
金融機関の個人情報保護・内部統制の強化に対応

2013年2月25日

情報管理ソリューションのトッパン・フォームズ株式会社（以下、トッパンフォームズ）は、金融機関の文書保管センター専用の文書管理システムを開発、２月25日に発売します。文書管理業務に必要な機能を標準ですべて盛り込み、これまで必要だったカスタマイズ費用を省くことで450万円（アプリ、ハンディー端末1台、ラベル10,000枚のセット）という低価格を実現しました。

金融業界では、個人情報保護の観点から内部統制に対する取り組みを強化しており、債権書類や伝票などの重要文書の管理を厳格化する動きを強めています。その一環として、各営業店で管理していた重要文書を保管センターに集積して管理・運用するケースが増えています。保管センターで管理を一元化することで、重要文書の管理レベル向上と業務効率化が同時に達成できるためです。

当社は以前から、金融機関等にて重要文書管理システム構築のお手伝いをしてきました。今回開発した文書管理システムは、文書保管センターと各営業店とはネットワークで連携し、重要文書の入庫、貸出／返却の依頼をブラウザー経由で行います。本システムは、ICラベルを利用する当社の資産管理システム「Easy Checkout／イージーチェックアウト」をベースに、これまで金融機関の文書管理システム構築においてカスタマイズで対応していた機能を共通機能として盛り込んでいます。これにより導入のための期間をおよそ２分の１、価格をおよそ3分の１にすることができました。

本製品の特長

1. 文書保管センターと各営業店を連携することで文書の一元管理を実現
   （電話やFAXによる文書保管センターへの入庫、貸出/返却などの煩雑な依頼手続きが削減され、正確かつ効率的に業務を実現）
2. 文書検索スピードの大幅向上
3. 棚卸時に保管箱（文書）のICラベルをハンディー端末でまとめて読み取ることで、作業時間および作業負荷を大幅に削減
4. 文書廃棄時に保管期限が過ぎた文書のリストをハンディー端末に表示し、突き合わせ処理を行うことで誤作業を防止
5. 保管箱と中身の文書を紐づけ、親子で管理できるようにすることで文書の紛失を防止
6. 画面および帳票に表示する項目/順序/名称をプログラム変更なしで設定可能
7. ユーザーの所属営業店や権限に応じて、文書情報の閲覧制限を柔軟に設定可能

本システムの構成

1. システム
   (ア)文書管理アプリケーション（サーバー）
   (イ)貸出・返却・廃棄、棚卸し実績取得アプリケーション（ハンディー端末）
2. ハードウェア
   (ア)サーバーおよびクライアントPC
   (イ)ハンディー端末（貸出・返却・廃棄、棚卸し実績取得用）
   (ウ)ICラベルプリンター
3. 媒体
   (ア) ICラベル（文書保管箱用）
   (イ) バーコードラベル（封筒用）

本製品の価格

管理アプリケーションとハンディー端末1台、ICラベル10,000枚のセットで、450万円～。

今後の展開

都市銀行や地方銀行、第2地方銀行を中心とした金融業界や倉庫業などをターゲットに営業活動を展開し、2015年度までに5億円の売り上げを目指します。

以上

※「Easy Checkout／イージーチェックアウト」は、トッパン・フォームズ株式会社の登録商標です。

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